Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis waaraan contacten kunnen deelnemen, dus bijvoorbeeld cursus, retraite, sanghadag, etc.
Met CiviCRM zijn we in staat om alle benodigde gegevens rondom evenementen binnen Rigpa en de deelname daaraan, vast te leggen. Hieronder laten we zien wat je zoal met evenementen kan doen.
Evenement aanmaken
De volgende laat zien hoe je eenvoudig een nieuw evenement kunt aanmaken:
Video: evenement aanmaken
Let op: Plaats ook altijd een einddatum bij het evenement, bij een eendaags evenement is dat uiteraard identiek aan de begindatum. CiviCRM herkent ook “actuele” evenementen, dus die nu gaande zijn. Wanneer je geen einddatum plaatst denkt CiviCRM dat een oud evenement nog steeds gaande is!
Evenementen beheren
Via de menu optie “evenementen beheren” kun je op verschillende manieren evenementen zoeken binnen het totaaloverzicht van evenementen, en kun je waar nodig aanpassingen en aanvullingen doen.
Deelnemers koppelen aan evenement
In de volgende video kun je zien hoe je deelnemers koppelt aan een evenement:
Video: deelnemers koppelen
Presentielijst maken
Presentielijsten uitprinten gaat via de menuknop “rapporten”. Er zit wat verschil in aanpak tussen een cursus of een AOP dag.
Video: presentielijst aanmaken
NB. Misschien verwarrend, bovenaan een presentielijst van een cursus zie je bijvoorbeeld de tekst “evenement” en dan “Is WMEI-6” staan. Waarom het woordje “Is”? Kijk naar dit voorbeeld:
Eigenlijk geeft dit precies aan welke selectiecriteria gebruikt zijn. In het voorbeeld hierboven zijn de deelnemers geselecteerd die aan de cursus hebben deelgenomen (“Is”), en tegelijkertijd geen sangha abonnement hebben (“Is niet”).
Nogmaals, dit is enkel een voorbeeld.
Presentie invoeren
Als mensen zich hebben aangemeld voor een cursus of ander evenement krijgen ze in eerste instantie de status “geregistreerd”. Na afloop van de cursus moet die status aangepast worden. Dat gebeurt aan de hand van de ingevulde presentielijst. Maak daarbij gebruik van een van de volgende keuzemogelijkheden (met tussen haakjes de betekenis ervan):
- Deelgenomen (altijd of bijna altijd aanwezig geweest)
- Deelgenomen: meer dan de helft (vaak aanwezig geweest, meer dan de helft)
- Deelgenomen: helft of minder (vaak niet aanwezig geweest)
- Niet deelgenomen (niet of nauwelijks aanwezig geweest)
Video: presentie cursus invoeren